Wie funktioniert OneVoice?

Große Organisationen können über Bereiche, Kanäle, Standorte und Länder hinweg nur dann konsistent kommunizieren, wenn alle Beteiligten auf dieselbe aktuelle, geprüfte und freigegebene Grundlage zugreifen. Genau diese Grundlage schafft OneVoice.

Dabei lösen wir uns vom klassischen Prinzip der Dokumentenablage. Denn Dokumente zeigen vor allem, was zu einem bestimmten Zeitpunkt gesagt wurde. OneVoice überführt die in Dokumenten genutzten einzelnen Aussagen in eigene Contentbausteine und lässt diese durch zugeordnete Content Owner prüfen und verantworten.

So entsteht aus den vorhandenen Dokumenten eine nutzbare Wissensbasis für zukünftige Kommunikation.

Von der Dokumentenablage zur Single Source of Content

Wissen wird nicht nur gespeichert. Es wird strukturiert und verantwortet.

In vielen Unternehmen steckt relevantes Kommunikationswissen verteilt in Präsentationen, Word-Dokumenten, E-Mails, SharePoint-Ablagen oder in den Köpfen einzelner Mitarbeitender. Das funktioniert, solange die richtigen Personen verfügbar sind und alle Beteiligten dieselben Informationen kennen. Doch Ansprechpartner wechseln. Teams verändern sich. Verantwortlichkeiten werden neu verteilt.

OneVoice überführt relevantes Kommunikationswissen deshalb in eine Single Source of Content. Diese besteht aus klar definierten Contentbausteinen, die geprüft, freigegeben und einem Verantwortlichen zugeordnet sind.

Das Wissen eines Unternehmens sollte nicht davon abhängen, wer gerade am Schreibtisch sitzt.

Jede Aussage hat einen Verantwortlichen.

Content Ownership schafft Verbindlichkeit. Jedem Contentbaustein wird ein Content Owner zugeordnet. Dieser ist für die inhaltliche Richtigkeit und Aktualität der jeweiligen Aussage verantwortlich. Ändert sich ein Sachverhalt, wird die Information an einer zentralen Stelle aktualisiert und steht anschließend als neue verbindliche Grundlage zur Verfügung.

Die KI unterstützt bei der Nutzung des Wissens. Die Verantwortung für das Wissen bleibt beim Menschen – Human in the Loop.

Welche Rolle spielt KI?

KI unterstützt Kommunikation, sie übernimmt nicht die Verantwortung. OneVoice nutzt KI dort, wo sie ihre Stärke ausspielen kann: vorhandene Inhalte analysieren, Wissen strukturieren, relevante Contentbausteine finden und sie für einen konkreten Kommunikationsanlass zusammenstellen. Dabei berücksichtigt sie beispielsweise Anlass, Zielgruppe, Narrativ, Kontext, Wortwahl, Aufbau und Informationstiefe.

Die KI kann außerdem bestehende Kommunikation gegen die freigegebene Quelle prüfen und mögliche Abweichungen sichtbar machen.

Die KI verändert keine inhaltliche Aussage eigenständig. Die inhaltliche Verantwortung bleibt beim jeweiligen Content Owner. Die strategische Bewertung, Auswahl und Freigabe bleibt beim Menschen.

KI unterstützt beim

• Suchen relevanter Inhalte
• Strukturieren und Zuordnen von Contentbausteinen
• Zusammenstellen geeigneter Inhalte für einen Kommunikationsanlass
• Prüfen bestehender Kommunikation auf Abweichungen
• Optimieren von Wortwahl, Aufbau und Informationstiefe

KI übernimmt nicht

• die eigenständige Veränderung verbindlicher Aussagen
• die inhaltliche Verantwortung
• strategische Entscheidungen
• die finale Freigabe

KI unterstützt. Menschen verantworten.

Microsoft 365 bleibt Ihre Umgebung.

OneVoice ergänzt, was bereits vorhanden ist. OneVoice ist kein neues isoliertes Softwareprodukt. Es wird innerhalb Ihrer bestehenden Microsoft-365-Umgebung eingeführt und greift über SharePoint auf vorhandene Inhalte und Strukturen zu. Aus dieser bestehenden Umgebung entsteht die Single Source of Content.

Und was ist mit Microsoft Copilot?

Copilot und OneVoice lösen unterschiedliche Aufgaben. Microsoft Copilot unterstützt Anwender dabei, innerhalb der Microsoft-365-Umgebung schneller Inhalte zu erstellen. Messaging-, Redaktions- und Kollaborationssysteme unterstützen beim Erstellen, Abstimmen und Verteilen von Kommunikation. Diese Systeme bleiben sinnvoll und wichtig.

OneVoice ergänzt eine andere Ebene: die verantwortete inhaltliche Grundlage, auf deren Basis Kommunikation entsteht. Damit beantwortet OneVoice nicht nur die Frage, wie wir Inhalte schneller erstellen, sondern auf welcher verbindlichen Grundlage diese Inhalte entstehen und ob sie auch richtig sind.

Copilot entwirft schneller. OneVoice entwirft auch schnell UND stellt zeitgleich sicher, dass der Entwurf auch stimmt.

Was bedeutet OneVoice für unterschiedliche Rollen?

Kommunikationsleitung: Steuern statt nachsteuern. Verantwortlichkeiten werden transparent, Änderungen können zentral gepflegt werden und der Abgleich zeigt, wo Kommunikation von der freigegebenen Grundlage abweicht. Damit wird Konsistenz nicht erst am Ende kontrolliert, sondern bereits an der Quelle organisiert.

Fachverantwortliche und Content Owner: Klare Verantwortung statt verstreuter Zuarbeit. Fachverantwortliche pflegen genau die Aussagen, für die sie inhaltlich zuständig sind – nachvollziehbar, aktuell und an einem definierten Ort. Mit ihrem Wissen werden sie innerhalb der Unternehmung sichtbar.

Kommunikationsteams und Autoren: Weniger suchen. Weniger nachfragen. Mehr gestalten. Geprüfte Inhalte stehen als Bausteine zur Verfügung, die KI unterstützt bei Auswahl, Struktur, Wortwahl und Informationstiefe. So bleibt mehr Zeit für Kontext, Wirkung, Qualität, Story und Emotionalisierung.

Alle, die kommunizieren müssen: Nicht mehr mit einem leeren Blatt beginnen. Für einen konkreten Anlass stehen gültige Aussagen und ihre Verantwortlichen zur Verfügung. Daraus kann ein erster Kommunikationsvorschlag erstellt werden. OneVoice reduziert das Suchen, Zusammentragen, Nachfragen und Abgleichen.

Was OneVoice nicht abnimmt: das eigene Denken.

Erst verstehen. Dann einführen.

OneVoice beginnt nicht mit Technologie. Welche Inhalte existieren bereits? Wo liegen sie? Wer ist für welche Aussagen verantwortlich? Welche Freigabeprozesse gibt es? Und welche Anforderungen bestehen an Datenzugriffe und Governance? Diese Fragen klären wir zu Beginn in einem OneVoice Readiness-Check.

• bestehende Inhalte und Ablagen
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Freigabeprozesse
• Datenzugriffe
• Governance-Anforderungen
• technische Rahmenbedingungen

Erst auf dieser Grundlage wird OneVoice passend zur bestehenden Organisation aufgebaut.

Besonders wertvoll, wenn Veränderung zum Alltag gehört.

Wenn viel entschieden wird, muss viel kommuniziert werden. Neue Strukturen, Verantwortlichkeiten, Marken, Standorte oder strategische Entscheidungen müssen häufig innerhalb kürzester Zeit gegenüber unterschiedlichen Stakeholdergruppen erklärt werden. Gerade in Transformationssituationen entsteht deshalb ein besonderes Spannungsfeld: viele Zielgruppen, viele Kommunikationsanlässe, wenig Zeit – aber nur eine Wahrheit.

OneVoice schafft die Grundlage, um auch unter diesen Bedingungen konsistent und steuerbar zu kommunizieren.

OneVoice entsteht mit Ihrem Unternehmen.

OneVoice wird gemeinsam mit Anwendern eingeführt und an die konkreten Anforderungen der Organisation angepasst. Es geht nicht darum, ein fertiges Standardsystem über bestehende Prozesse zu legen. Es geht darum, eine belastbare Methode für die eigene Unternehmenskommunikation zu etablieren.

Aus vorhandenem Wissen wird verantwortetes Wissen. Aus verantwortetem Wissen wird konsistente, steuerbare Kommunikation. OneVoice.